Il a eu pour objectif de concevoir un système automatique de calcul, provisionnement et règlement des commissions versées aux partenaires commerciaux.
Les 11 nouvelles applications ont concerné :
- De nouveaux référentiels : avec des barèmes de commissionnement par magasin et de sur-commissionnement par enseigne.
- Le système de commissionnement lui-même.
- Un nouveau système de décaissement.
Le système de commissionnement a mis en oeuvre :
- Le suivi et la validation par workflow des commissions calculées automatiquement, avec la prise en compte des règles comptables de provisionnement-déprovisionnement et d'étalement des commissions réglées sur la durée des contrats.
- La saisie manuelle de commissions.
- La recherche des commissions, avec des outils de suivi par client, statut ...
Le système de décaissement a mis en oeuvre :
- Le règlement par différents supports de règlement (lettres-chèques, virements, bons cadeaux).
- La gestion des annulations, avec lettres de désistement.
Cet établissement financier était son propre éditeur. Nous avons travaillé en mode projet, en suivant, pour chacun des lots fonctionnels, les phases classiques d'étude de faisabilité, réalisation et accompagnement du changement.
Nous avons commencé par définir les besoins des utilisateurs commerciaux et des gestionnaires de comptes. Cela a donné lieu à la rédaction d'une expression des besoins.
Le travail a été poursuivi avec la rédaction de 5 cahiers des charges, pour :
- Identifier les impacts dans les applications amont et aval.
- Décrire les règles comptables de clôture périodique à respecter.
- Proposer de nouveaux événements de gestion élémentaires.
- Envisager les nouveaux comptes à mettre en oeuvre en comptabilité auxiliaire et en comptabilité générale.
- Imaginer une circulation des flux de données et une cinématique générale.
11 spécifications fonctionnelles détaillées ont ensuite été rédigées et validées. Elles ont formalisé une cinquantaine de nouveaux écrans, 150 messages applicatifs et une douzaine de restitutions produites par Editique.
17 campagnes de recette ont fiabilisé les applications (plans de tests, jeux d'essai, préparation des environnements de recette), jusqu'à la production des PV de recette, et mises en production.
La phase d'accompagnement du changement a permis de former plusieurs dizaines d'utilisateurs, ainsi que les gestionnaires d'application. 3 plans de formation et 6 manuels utilisateurs ont été rédigés.
RESULTATS :
Les 11 applications ont été déployées progressivement sur 400 postes de travail, pendant les 3 ans du projet.
Les utilisateurs et les gestionnaires d'application ont été formés.
Pour 85% des commissions, le délai de calcul-règlement a été ramené de 2 mois à 15 jours.
La comptabilisation des provisions-déprovisions-règlements-étalements des commissions a été automatisée, dimensionnée pour plusieurs millions d'écritures par an.
